هنگام نمایه‏سازی ویرایش جدیدی از یک کتاب (به ویژه کتاب‏های مرجع)، این پرسش مطرح می‏شود که آیا باید نمایه جدیدی را تدوین کرد و یا نمایه پیشین (در صورت وجود) را روزآمد کرد؟ برای پاسخ به این پرسش و اقدام به تدوین نمایه جدید لازم است که به پرسش‏های زیر پاسخ داده شود:

آیا نمایه کنونی کارآمد و مفید است؟

آیا در متن ویرایش جدید زیاد تغییر داده شده است (به عبارت دیگر، آیا مفاهیم و موضوع‏های جدیدی اضافه شده است یا ویرایش بیش‏تر ادبی است)؟ در صورت اضافه شدن مفاهیم و موضوع‏های جدید بایستی بخش‏های جدید را نمایه‏سازی کرد و صفحه‏شمار نمایه پیشین را روزآمد کرد.

اما اگر ویرایش‏‏ها و تجدیدنظرها جزیی باشد باید دید که آیا صفحه‏شمار ویرایش جدید تغییر کرده است؟ در این صورت باید صفحه‏شمار مدخل‏ها و بیانگرها کنترل و در صورت لزوم اصلاح کرد.

این پرسش‏ها هنگام نمایه‏سازی ویرایش جدید یک کتاب (از کتاب درسی گرفته تا دانشنامه) بایستی موردنظر قرار گیرند. قابل یادآوری است که اگر نمایه پیشین اثری توسط فرد دیگری تدوین شده است، بایستی از او اجازه کسب اجازه کرد.